新入社員の皆さん!ビジネスメールは最初に基本を押さえる所から始めると良し

新入社員も安心できるビジネスメールの基本

先ずはビジネスメールについて確認

ビジネスメールをする際、意外と起こりがちなミスがあります。特に相手が初対面の場合、ミスが目立つといい加減な対応をされていると捉えかねません。下手をすれば今後の付き合いをするうえでマイナスとなるケースも。そこで、ミスを防ぐためのポイントをいくつか紹介します。

結構起こりがちなミスを確認するとトラブルが起こるリスクは減る

最近だと若者に限らずシニアでも、主にEメールではなくSNSを活用して連絡のやり取りをします。ビジネスにおいても、SNSだけで完了させるケースも。

直属の上司や同僚であれば、ビジネスにおいてSNSを連絡のツールにするのは良しかもしれません。特にグループチャットであれば、一括で連絡が済むのも強みの1つ。しかし、目上の人や取引先とコミュニケーションをする時には、マイナスな印象を与えかねません。仕事で連絡をする手段としてビジネスメールがありますが、知っておくと上司や取引先と円滑なコミュニケーションを図りやすくなります。

先ず、件名記載。伝えたい内容が相手に一目で分かるようにしましょう。ちなみにシンプルな内容で構いません。「お疲れさまでした。」などの挨拶を書くのは、却って迷惑メールと捉えられかねません。件名を記載しないのも失礼に当たるので注意してください。

本文の最初には、要件ではなく宛名を書きます。社外メールであれば会社名、部署名、名前の順番で書きましょう。名前の後ろには様を付けてください。社内メールの場合は名前だけでOKです。役職がある人には、名前の前に付けましょう。

宛名に続いて挨拶文を書きますが、新入社員の場合は初めのコミュニケーションが対面ではなくメールとなるかもしれません。その際、「初めてメールをさせていただきます」との文章の後に名前を記載。取引先であれば、名前の前に会社名を入れてください。

このサイトでは、ビジネスメール作成でありがちなミスや文章の書き方のコツを紹介します。各種参考にして、スキルアップやビジネスの成功に繋げる切っ掛けにしてください。

上司とメールでコミュニケーションを図る場合のポイント

上司にメールをする場合において、円滑なコミュニケーションに繋がるためのポイントを押さえておくのがオススメ。ちなみに報連相というビジネス用語があり、それを怠ってしまえば上司からの信頼を損ねる原因となりかねません。他には、勘違いをする上司もいるので、その対策も紹介。

新入社員はメールで取引先に必要以上の好印象を持たせるのは不要

新入社員であっても、取引先とメールでコミュニケーションをする機会はあります。しかし、最初から責任が重たい仕事のメールはしないでしょう。相手に自分を売り込むのも1つの方法かもしれませんが、先ずは誠実なビジネスメールの作成をすることが必要ではないでしょうか。

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