新入社員の皆さん!ビジネスメールは最初に基本を押さえる所から始めると良し

新入社員はメールで取引先に必要以上の好印象を持たせるのは不要

取引先にビジネスメールを送る

新入社員で担当の取引先を持つようになれば、担当者にできるだけ早く挨拶を兼ねたビジネスメールを送るのがオススメ。件名には【着任のご挨拶】と表記したうえで、会社名と役職、自分のフルネームを入れましょう。文章を記載する際、最初に担当者の会社名と役職、フルネームも欠かさずに。

また、最初から自分と取引先の担当者だけでコミュニケーションを進めるのはよくありません。特にビジネスメールが初めてであれば、間違いやズレが起こりやすい傾向にあります。教育係の先輩がいれば、CCで宛名を入れると概ね確認してもらえます。先輩から指摘やアドバイスを受けるかもしれませんが、最初は真摯に受け止めましょう。取引先の担当者も、その先輩に宛名があるのを確認しているのが伝われば、いざという時に相談できる環境が得られます。上手くいくと、誰もがwinwinの結果になるのではないでしょうか。

最初から自分や会社を売り込む必要なし

取引先の担当者に対して好印象を持たれるようにするのは大事。ビジネスメールを通じて魅力ある文章力やセールスポイントが伝われば、きっと好印象を持たれます。

しかし、初めから自分を売り込む必要はなし。特に新入社員の場合はやるべき仕事が多いので、ビジネスメールや担当者との良好な関係づくりに捉われ過ぎると却ってマイナス。相手も初対面の新入社員にそこまでの関係は求めていません。

最初は、「新入社員ですが、貴社のお役に立てるように頑張ります」「今後も宜しくお願いします」との旨伝えるだけでも違います。挨拶回りをするなら、「メールでの連絡となり大変恐縮ですが、近日中に直接ご挨拶に伺わせていただければと存じます」と入れるのがオススメです。

ビジネスを通じて自分がスキルアップしたり、良好な関係形成ができたりした段階で、相談や交渉などのメールをしましょう。


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