新入社員の皆さん!ビジネスメールは最初に基本を押さえる所から始めると良し

先ずはビジネスメールについて確認

間違いをする時はある

ビジネスメールも相手が読みやすい文章を作るのが大事。とはいえ、誤字脱字をはじめとした間違いは起こり得ることの1つです。間違いに気づいた時は、できるだけ早くお詫びメールを送りましょう。件名の頭に【訂正】・【再送】といった文字を記載すると、相手に伝わりやすくなります。なお、再度送信する際、各種間違いが無いように送信前の確認を忘れずに。

社内ミーティングや取引先と交渉をする際、日時や場所に関するメールを送信するはず。間違いや変更があれば、お詫びの文面を入れてから日時の正誤を明確に記載すると、きっと相手に理解してもらえます。

他部署の人や取引先へPDFや動画などに添付ファイルを送信した場合の間違いは、下手をすれば相手に伝えるとマイナスな情報を提供するようになりかねません。お詫びの言葉を入れたうえで、破棄して頂けると幸いですとの旨伝えましょう。また、直属上司への報告は欠かさないでください。

細かな気遣いはコミュニケーションでプラス

ビジネスでの関係において、細かな気遣いができるか否かは1つのポイント。ビジネスメールでも例外ではなく、一言でも気遣いの言葉を入れておくと相手に好印象を持たれやすくなるうえ、上手くいくと自分の思うように仕事を進めやすくなります。

例えば、相手に頼み事や間違いの指摘をする時、文末に「して頂けると幸いです」と入れるのがオススメ。仕事を続けると、体調不良などの理由で遅れが出るケースも。一人で抱え込んでしまっては、却って組織にマイナスの影響を与えかねません。フォローや頼みごとをする際は、「突然のお願いで恐縮ですが」、「協力していただけませんか」と一言添えると良いでしょう。頼みごとをしやすくするには、日頃から誠実な仕事や円滑なコミュニケーションをとるなどで、良好な人間関係を形成するのが大切になってきます。


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