新入社員の皆さん!ビジネスメールは最初に基本を押さえる所から始めると良し

上司とメールでコミュニケーションを図る場合のポイント

上司へビジネスメールを送るなら

上司に向けて、報連相をはじめとしたビジネスメールを送る機会はあるはず。各種長々とした文章で送信すると、却って伝わり難くなりかねません。また、上司には多くの部下や取引先と関わりを持つので、1人の新入社員と時間を掛けて接することは困難かもしれません。

報連相を具体的かつシンプルに伝えるのがオススメで、できるだけ短文で伝えましょう。更に詳しく確認したい時は、上司の方から話しかけて来ます。そこで直接言いたいことを伝えるようにしましょう。

また、上司と直接相談や提案書の確認をしてもらいたいケースがあるはず。具体的な日時を提示したうえで、「お願いします」との旨入れると、きっと調整してくれます。とはいえ、1文に複数の敬語を入れたり二重敬語で表現したりなど、必要以上な丁寧な表現だと気を遣わせてしまうので控えましょう。

自分との距離感で勘違いされた時の対策

上司の中で、新入社員である自分に対し、ビジネスメールを通じて間違った関わりを求められるかもしれません。例えば、個人的なレベルでの飲食の誘いだったり余計な仕事を依頼して来たり。特に直属の上司や先輩であれば、断ることでマイナス評価となるのを気にするのではないでしょうか。

断りたい場合、できるならメールではなく直接お断りの旨伝えましょう。「個人的な付き合いは求めていない」、「仕事が多忙で手が回りきらない」といった言葉を伝えるだけでよいでしょう。お詫びの言葉を入れると、更に弱みに漬け込まれかねないので不要。

それでも執拗に誘われた時は、会社のセクハラ相談窓口があれば利用しましょう。プライバシーを順守したうえで厳正な対応してくれるはず。たとえ満足な対応してもらえなかった場合、会社に責任追及する資料が得られます。自分の身を守るために活用するのはいかがでしょうか。


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